سياسة استخدام الذكاء الاصطناعي للموظفين: ماذا ينبغي أن تتضمن

الهيكل في ثماني نقاط

• 1. الغرض: لماذا توجد السياسة ومن تشمل.
• 2. الأدوات المسموحة: أي أدوات الذكاء الاصطناعي معتمدة، وكيف تُعتمد أداة جديدة.
• 3. أنواع البيانات: ما هو حر، وما هو داخلي، وما هو سري، وما هو شخصي، وما الذي يجوز إدخاله في أي أداة.
• 4. الاعتماد: من يقرّر الاستخدامات الجديدة، وما الذي يُفحص أولًا.
• 5. التوضيح: متى يجب إظهار استخدام الذكاء الاصطناعي، مثلًا تجاه العملاء.
• 6. التدريب: من يجب أن يتعلم ماذا قبل استخدام أداة.
• 7. المسؤولون: مسؤول واحد داخل الشركة وجهة اتصال في كل قسم.
• 8. المراجعة: تاريخ المراجعة التالية، لأن الأدوات والقواعد تتغير.

لماذا تهم أنواع البيانات أكثر من غيرها

تعود معظم الأسئلة في الواقع إلى سؤال واحد: هل يجوز لي إدخال هذا في هذه الأداة؟ ويساعد تصنيف بسيط. البيانات الحرة، مثل النصوص المنشورة، يجوز إدخالها في معظم الأدوات. البيانات الداخلية تحتاج إلى أداة معتمدة. البيانات السرية، مثل عروض الأسعار أو تفاصيل العقود، تحتاج إلى أداة وُصفت تدفقات البيانات فيها واعتُمدت. والبيانات الشخصية تتطلب عناية خاصة لأن قوانين حماية البيانات تنطبق عليها، وهنا ينبغي أن تحيل السياسة إلى المسؤول عن حماية البيانات.

جدول من صفحة واحدة يقابل الأدوات المسموحة بأنواع البيانات أنفع من ثلاث صفحات من النثر.

قالب جاهز أم سياسة مفصَّلة؟

القالب يساعد على البداية. لكن السياسة يجب أن تناسب أدواتكم وعملياتكم: قائمة الأدوات المسموحة التي لا تطابق ما يستخدمه الناس فعلًا سيتجاهلها الناس، فلا تحمي أحدًا. والسياسة المخبأة في مجلد لها الأثر نفسه. يجب أن تُعلَن وتُشرح ويُدرَّب عليها.

نصوغ السياسة في التقييم (ORDO) أو أثناء التبنّي (ACTUS)، معكم وعلى أساس الأدوات التي يستخدمها فريقكم فعلًا. لا نقدّم استشارة قانونية؛ ولفحص قانوني ملزم أشركوا مستشاركم القانوني. وتختلف الأنظمة بين الإمارات والسعودية ومصر، ولذلك نعدّ هيكل السياسة، وتراجعه جهتكم القانونية المحلية.

اجعلوها قصيرة وحيّة

السياسة التي تتسع لصفحتين تُقرأ أكثر من تلك التي تملأ عشرين. عيّنوا مسؤولًا، وضعوا تاريخ المراجعة في الصفحة الأولى، واعتبروا كل تغيير في الأدوات سببًا للمراجعة. والسياسة مكان جيد لتذكر أن للموظفين أن يطلبوا اعتماد استخدام جديد، ولمن يوجّهون الطلب.