KI-Richtlinie im Unternehmen: was hineingehört

Aufbau in acht Punkten

• 1. Zweck: wozu die Richtlinie da ist und für wen sie gilt.
• 2. Erlaubte Werkzeuge: welche KI-Werkzeuge freigegeben sind und wie ein neues freigegeben wird.
• 3. Datenarten: was frei, intern, vertraulich oder personenbezogen ist und was in welches Werkzeug darf.
• 4. Freigabe: wer über neue Einsätze entscheidet und was zuerst geprüft wird.
• 5. Kennzeichnung: wann der Einsatz von KI sichtbar gemacht werden muss, zum Beispiel gegenüber Kunden.
• 6. Schulung: wer was lernen muss, bevor er ein Werkzeug nutzt.
• 7. Verantwortliche: eine zuständige Person im Haus und eine Ansprechperson je Abteilung.
• 8. Überprüfung: das Datum der nächsten Überprüfung, denn Werkzeuge und Regeln ändern sich.

Warum die Datenarten am wichtigsten sind

Die meisten Fragen in der Praxis laufen auf eine hinaus: Darf ich das in dieses Werkzeug eingeben? Eine einfache Einteilung hilft. Freie Daten, etwa veröffentlichte Texte, dürfen in die meisten Werkzeuge. Interne Daten brauchen ein freigegebenes Werkzeug. Vertrauliche Daten, etwa Angebote mit Preisen oder Vertragsdetails, brauchen ein Werkzeug, dessen Datenflüsse beschrieben und freigegeben sind. Personenbezogene Daten verlangen besondere Sorgfalt, weil das Datenschutzrecht gilt; hier sollte die Richtlinie auf die für den Datenschutz zuständige Person verweisen.

Eine einseitige Tabelle, die die erlaubten Werkzeuge den Datenarten gegenüberstellt, ist nützlicher als drei Seiten Fließtext.

Muster oder Maßarbeit?

Ein Muster hilft beim Start. Passen muss die Richtlinie aber zu Ihren Werkzeugen und Abläufen: Eine Liste erlaubter Werkzeuge, die nicht zu dem passt, was Ihre Leute tatsächlich nutzen, wird übergangen und schützt dann niemanden. Dasselbe passiert mit einer Richtlinie, die in einem Ordner liegt. Sie muss angekündigt, erklärt und geschult werden.

Wir erstellen sie in der Standortbestimmung (ORDO) oder in der Einführung (ACTUS), gemeinsam mit Ihnen und auf Grundlage der Werkzeuge, die Ihr Team wirklich nutzt. Rechtsberatung leisten wir nicht; für eine verbindliche rechtliche Prüfung ziehen Sie Ihre eigene Rechtsberatung hinzu.

Kurz halten und lebendig halten

Eine Richtlinie, die auf zwei Seiten passt, wird eher gelesen als eine mit zwanzig. Benennen Sie eine verantwortliche Person, setzen Sie das Datum der Überprüfung auf die erste Seite und nehmen Sie jeden Wechsel der Werkzeuge als Anlass zur Überprüfung. In die Richtlinie gehört auch der Hinweis, dass Mitarbeitende die Freigabe eines neuen Einsatzes beantragen können, und bei wem.